User Manual : E-tenant | Collection Officer

• Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
  1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
  2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

• • Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

  

  • Lalu pilih menu “Etenant”

Anda akan dibawa ke Dashboard Etenant. Disini Anda memiliki akses ke Location Dashboard, PKS Dashboard, Schedule Dashboard, dan Invoice Dashboard seperti gambar berikut

Dari Dashboard, Collection Officer memiliki beberapa opsi menu yaitu :

• Transaction
• Report

1. Pada Dashboard, Collection Officer memiliki akses ke Location Dashboard

2. Apabila Collection Officer ingin membuka detail lokasi, Collection Officer dapat klik “Detail” 

3. Detail lokasi akan terbuka seperti halaman berikut:

1. Collection Officer juga memiliki akses ke PKS Dashboard

2. Collection Officer dapat melihat PKS To Approve, Ongoing dan Completed

3. Apabila Collection Officer ingin membuka detail PKS, Collection Officer dapat klik “Detail”

4. Detail PKS akan terbuka seperti halaman berikut:

1. Collection Officer juga memiliki akses ke Schedule Dashboard

2. Collection Officer dapat melihat Schedule To Approve dan To Create Invoice

3. Apabila Collection Officer ingin membuka detail Schedule, Collection Officer dapat klik “Detail”

3. Detail Schedule akan terbuka seperti halaman berikut:

1. Collection Officer juga memiliki akses ke Invoice Dashboard

2. Collection Officer bisa menentukan tahun dan quarter dari invoice-invoice yang muncul

3. Collection Officer dapat melihat Invoice In Estate, In Tax, In Finance dan In Tenant

4. Apabila Collection Officer ingin membuka detail invoice, Collection Officer dapat klik “Detail”

4. Detail Schedule akan terbuka seperti halaman berikut:

5. Collection Officer dapat melakukan unreceive invoice dengan cara klik “Unreceive Invoice”

6. Apabila Collection Officer ingin print invoice, Collection Officer dapat klik “Print”

6.1 Klik “Print” untuk print invoice

1. Pilih menu Transaction kemudian klik Transaction Invoice

2. Halaman Transaction Invoice akan terbuka seperti gambar berikut

3. Collection Officer dapat menentukan quarter dan tahun dari transaksi invoice yang ditampilkan

4. Apabila Collection Officer ingin update status batch, Collection Officer dapat klik “Update Status Batch”

4.1 Setelah itu form update status akan terbuka seperti gambar berikut

4.2 Collection Officer harus menentukan type transaksi invoice-invoice

4.3 Kemudian centang invoice yang ingin di update

4.4 Untuk melaksanakan update batch, Collection Officer dapat klik “Update Status”

5. Apabila Collection Officer ingin membuka detail Invoice, Collection Officer dapat klik “Detail” pada salah satu invoice pada list

5.1 Detail invoice akan tampil seperti gambar berikut

5.2 Collection Officer dapat mengupload file dengan cara klik “Add File” seperti gambar berikut

5.3 Selain itu, Collection Officer dapat melihat history list di tab History list

5.4 Collection Officer juga bisa melihat status history di tab Status History List

6. Apabila Collection Officer ingin print Invoice, Collection Officer dapat klik “Print”

6.1 Kemudian Preview akan terbuka dan Collection Officer dapat klik “Print Invoice” untuk print invoice

6.2 Apabila Collection Officer ingin mengubah informasi print, Collection Officer dapat buka tab Print Info

6.3 Untuk melihat history print invoice, Collection Officer dapat buka tab Print History List

1. Pilih menu Transaction kemudian klik Transaction Cashier

2. Halaman Transaction Cashier akan terbuka seperti gambar berikut

3. Collection Officer dapat menentukan quarter dan tahun dari transaksi yang ditampilkan

4. Apabila Collection Officer ingin menambahkan Cashier baru, Collection Officer dapat klik “Create New Cashier”

4.1 Collection Officer harus memilih tahun dan quarter untuk menentukan transaksi yang dimunculkan

4.2 Pilih transaksi

4.3 Collection Officer juga harus mengisi data-data berikut:

• NUMBER (wajib)
• DATE (wajib)
• CASHIER TYPE (wajib)
• VALUE (wajib)
• Fully Paid this Invoice?
• PPN Paid by Tenant?
• PPH Paid by Tenant?
• Note

4.4 Untuk menyimpan penambahan cashier, Collection Officer dapat klik “Add New Cashier”

5. Apabila Collection Officer ingin update transaksi cashier, Collection Officer dapat klik “Detail” pada salah satu transaksi pada list

5.1 Edit data yang ingin diubah

5.2. Untuk menyimpan perubahan, Collection Officer dapat klik “Update Cashier”

6. Apabila Collection Officer ingin menghapus transaksi cashier, Collection Officer dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Transaction kemudian klik Transaction Tax

2. Halaman Transaction Tax akan terbuka seperti gambar berikut

3. Collection Officer dapat menentukan quarter dan tahun dari transaksi yang ditampilkan

4. Apabila Collection Officer ingin update transaksi tax, Collection Officer dapat klik “Detail” pada salah satu transaksi pada list

4.1 Detail transaksi tax akan tampil seperti gambar berikut:

1. Pilih menu Transaction kemudian klik Transaction Penalty

2. Halaman Transaction Penalty akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Collection Officer ingin membuka detail Penalty, Collection Officer dapat klik “Detail” pada salah satu Penalty pada list

3.1 Apabila Collection Officer ingin melakukan amnesti semua penalti, Collection Officer dapat klik “Amnesty All”

1. Pilih menu Report

2. Halaman Report akan terbuka seperti gambar berikut

3. Pada bagian Financial Report, apabila Collection Officer ingin export financial report, Collection Officer harus menentukan Start Date, End Date, dan Report Type

3.1 Kemudian klik “Export Financial Report”

3.2 Berikut contoh Financial Report yang sudah di export

4 Pada Bagian Tenant Report, apabila Collection Officer ingin export tenant report, Collection Officer dapat klik “Export”

4.1 Berikut contoh Tenant Report yang sudah di export

5. Collection Officer dapat melihat receivables card di dalam file details dengan cara klik “Receivables”

5.1 Setelah File Details terbuka, Collection Officer dapat melihat receivables card untuk service dan rent

5.2 Apabila Collection Officer ingin print receivables card, Collection Officer dapat klik “Print Receivables” pada bagian paling bawah

6. Pada bagian Invoice Report, apabila Collection Officer ingin export invoice report, Collection Officer harus menentukan start date dan end date

6.1 Kemudian klik “Export”

6.2 Berikut contoh Invoice Report yang sudah di export

1. Mengapa No. PP saya tidak muncul di Formulir NUP saya?

– No. PP Anda tidak muncul karena Anda belum melunaskan pembayaran registrasi NUP

2. Mengapa Tombol Surat Kuasa saya tidak muncul di Bukti Registrasi?

– Tombol Surat Kuasa hanya muncul apabila Anda mengisi data kuasa saat Melengkapi Data pada Langkah No.3

3. Mengapa link formulir NUP saya tidak dapat dibuka? Berikut adalah contohnya

– Apabila formulir tidak tampil, harap pastikan kembali bahwa Member-id pada link sudah sesuai.