User Manual : Tender System - Tender Start - Permintaan Tender Pembelian | Dept. QS Tender System v.1.8Released Date : 16 June 2023Designed By : Hansen WillyCITRA GARDEN GROUP Langkah 1. Login ke website Ciputra ONE Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :1. Buka URL https://cloud.ciputra.one2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)Note : Untuk format password gunakan “-“ Langkah 2. Buka Tender System Setelah login akan tampil halaman seperti ini :Lalu pilih menu “Tender System” Langkah 3. Anwijizing (Tender Scheduled) Apabila tender sudah di approve oleh GM dan statusnya sudah berubah menjadi “Tender Request Approved by GM, Tender Started” maka QS dapat memulai tender dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:1. Pilih Company2. Klik button “View Details” pada tender dari active Tender List yang memiliki status “Tender Request Approved by GM, Tender Started”3. Pilih tab Anwijizing ScheduleNotes :– Tab Anwijizing Schedule hanya akan muncul bila tender request sudah di approved oleh GM4. Pada tab Anwijzing Schedule, QS dapat mengconfigure Anwijizing Settings untuk mengatur schedule dan lokasi anwijizing.Notes :– Commitment fee akan mucul secara otomatis oleh sistem. Apabila commitment fee tidak muncul, kontak QS Group untuk bantuan5. Klik button “Set Default Anwijizing Settings” dan status tender request akan berubah menjadi “Tender Scheduled”6. Apabila QS ingin melihat detail atau update anwijizing schedule ke salah satu vendor saja, QS dapat mengikuti langkah-langkah berikut:6.1. Klik Anwijizing Details pada salah satu vendor6.2. Update schedule Anwijzing6.3. Klik button “Update Schedule”6.4. Klik button “Submit” Langkah 4. Anwijizing (Tender Anwijizing) Setelah status tender request sudah berubah menjadi “Tender Scheduled”, QS dapat mengirim invitasi anwijizing kepada vendor-vendor.1. Apabila QS ingin mengirim invitation, QS dapat klik button “Send Invitation” pada salah satu vendor atau klik button “Send Invitation to All” untuk mengirim invitation kepada setiap vendor2. Status Invitation pada vendor list akan berubah menjadi “Sent”3. Apabila QS ingin download invitaition, QS dapat klik button “Download Invitation” pada salah satu vendor atau klik button “Download All Invitation” untuk mendownload semua invitation yang terkirim kepada setiap vendor4. Apabila QS ingin mengupload commiment fee, QS dapat mengikuti langkah-langkah berikut:4.1. Klik button “Upload Commitment Fee” pada salah satu vendor 4.2. Upload bukti commitment fee dalam bentuk .pdf4.3. Klik button “Submit”5. Status Payment pada vendor list akan berubah menjadi “Paid”6. Apabila QS ingin mendownload bukti commitment fee yang sudah diupload sebelumnya, QS dapat klik button “Download Commitment Fee” pada salah satu vendor7. Apabila Anwijizing sudah selesai, QS dapat menfinalize Anwijizing dengan cara mengupload “Minutes of Meeting” sebagai syarat penutupan anwijizing dan status tender request akan berubah menjadi “Tender Anwijizing”Notes :– QS dapat mendownload Minutes Of Meeting yang sudah di upload dengan cara mengklik button “Download Minutes of Meeting” Langkah 5. Tender Clarification Selanjutnya adalah langkah klarifikasi. Dalam langkah ini vendor akan mengajukan bidding/penawaran tender.1. Klik tab “Clarification Schedule”2. Kemudian, apabila vendor ingin mengajukan proposal price agreement, QS dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:2.1. Klik button “Price Agreement Log” pada salah satu vendor2.2. Klik button “Generate Price Agreement Token”2.3. Klik “Confirm, & Copy URL to Clipboard” dan QS dapat membagi link ke vendor2.4. Apabila Vendor sudah mengirim price agreement, maka submission akan tercatat dalam Price Agreement Log3. Apabila QS ingin menghapus price agreement yang tercatat di Price Agreement Log, maka QS dapat klik icon “Delete” pada salah satu price agreement record dan klik “Confirm”4. Apabila vendor ingin mengajukan bid price, maka QS dapat mengikuti langkah-langkah berikut:4.1. Klik button “Bid Log” pada salah satu vendor4.2. Klik button “Generate Bid Token”4.3. Klik “Confirm, & Copy URL to Clipboard” dan QS dapat mengirim link ke vendor4.4. Apabila Vendor sudah mengirim bid price, maka bid vendor akan tercatat dalam Bid Log dan status tender request akan berubah menjadi “Tender Clarification”5. Apabila QS ingin menghapus bid price yang tercatat di Bid Log, maka QS dapat klik icon “Delete” pada salah satu bid record6. Klik button “Confirm”7. Apabila QS ingin mendownload bid yang telah diajukan vendor, QS dapat klik button “Download Bid” pada salah satu bid record8. Apabila vendor mengirim bid lebih dari 1 kali, maka QS harus memilih bid yang akan diajukan oleh vendor dengan cara klik button “Set Default” pada salah satu bid record Langkah 5.1. Vendor Price Agreement & Bidding Apabila vendor sudah menerima token untuk mengajukan price agreement dan bid price, vendor dapat mengisi form dengan cara mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:1. Apabila vendor ingin mengajukan proposal price agreement, vendor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:1.1 Copy dan paste token di web browser1.2. Pada form Tender Bid Submission, vendor dapat melihat tender detail1.3. Pada form Tender Bid Submission, vendor juga bisa mendownload file attachments1.4. Setelah vendor yakin dengan tender detail, vendor dapat mengisi jumlah price agreement1.5. Kemudian klik button “Submit Proposal Bid”2. Apabila vendor ingin mengajukan bid price, vendor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:2.1 Copy dan paste token di web browser2.2. Pada form Tender Bid Submission, vendor dapat melihat tender detail2.3. Pada form Tender Bid Submission, vendor juga bisa mendownload file attachments2.3. Apabila vendor ingin submit bid price, vendor dapat download bidding form terlebih dahulu dengan mengklik button “Download Bidding Form”2.4. Setelah vendor mengisi bidding form dengan lengkap, vendor dapat mengupload bidding form yang telah terisi2.4. Kemudian klik button “Submit Proposal Bid”Notes :– Vendor dapat mengajukan bid price berulang kali selama vendor diberikan token untuk mengajukan bid price Langkah 6. Tender Clarification (Berita Acara & Exporting Pariticipant) Apabila QS ingin mengeluarkan Berita Acara penawaran, QS dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:1. Klik button “Print BA Penawaran”2. Pilih participant3. Klik button “Choose Participant”4. Klik button “Generate B.A. Penawaran”5. Apabila QS ingin menghapus participant, QS dapat klik button “Remove” pada salah satu participant dalam list6. Apabila QS ingin export Participant, QS dapat klik button “Export Participant” Langkah 7. Tender Negotiation Apabila semua vendor sudah melakukan bid, QS dapat lanjut membuat price comparison dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:1. Klik button “Compare Price” 2. (Optional) Ketik nama price comparison3. Apabila QS ingin download bid, QS dapat klik button “Download Bid” pada salah satu bid pada list4. Centang bid vendor yang akan dibandingkan5. Klik “Generate Price Compare”6. Klik Confirm7. Apabila price compare sudah dibuat, status tender request akan berubah menjadi “Tender Negotiation”Notes :– Selama terjadinya tender bidding/penawaran, QS dapat menegosiasi harga dengan tender dan vendor akan diberi beberapa kesempatan untuk mengajukan bidding/penawaran mereka Langkah 8. Price Comparison (QS Recommendation & Tender WInner) Langkah selanjutnya setelah price comparison telah dibuat, QS dapat menbandingkan bidding para vendor dengan cara mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:1. Klik Tab “Price Compare”2. Pilih price comparison yang sudah di buat3. Klik button “Load Price Comparison”4. Setelah itu akan muncul hasil perbandingan harga seperti gambar berikutNotes :Setelah hasil perbandingan harga muncul, QS dapat melihat detail perbandingan, lowest recap, mendownload price compare, dan mendownload price recap5. Apabila QS ingin mengajukan rekomendasi pemenang tender, QS dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :5.1. Isi form QS recommendation dan menominasi pemenang tender5.2. Klik Button “Nominate Winner”6. Setelah QS mengajukan recommendation, QS dapat membuka tab “Recommendation Log” untuk mendownload excel nominasi pemenang tender7. Excel nominasi pemenang harus di print dan kemudian disetujui dan ditanda tangan basah di atas kertas oleh QS Project Head, QS Holding Head, Project Manager, dan GM8. Apabila pemenang tender yang direkomendasi QS tidak disetujui, maka QS harus mengulang langkah 4.1.9. Apabila excel pemenang tender yang direkomendasi QS sudah disetujui dan ditanda tangan oleh pihak berwewenang, QS dapat lanjut dan menfinalisasi pemenang tender dengan mengikuti langkah-langkah berikut:9.1. Isi Form Tender Finalization9.2. Upload Dokument pemenang tender (Excel pemenang tender yang sudah disetujui dan ditanda tangan oleh pihak berwewenang)9.3. Klik button “Finalize Tender Winner”10. Setelah tender winner di finalize, QS hanya butuh menunggu approval dari pihak berwewenang dan status tender request akan berubah menjadi “Final Tender Winner file uploaded” jika sudah di approveNotes : – Ketentuan dalam melakukan pembuatan Price Compare yang dapat dipilih sebagai rekomendasi QS:Bid yang ada pada Price Compare maksimal sebanyak 3 (tiga) Bid.Dianjurkan untuk memiliki vendor participant yang berbeda pada setiap bid.– Price Compare dapat di-export dalam bentuk file excel yang dapat ditanda-tangan apabila memenuhi kriteria diatas. Langkah 9. Tender Confirmation (Create PO) Apabila pemenang tender request ditentukan, QS dapat lanjut ke tahap selanjutnya, yaitu tender confirmation dimana QS akan Create PO (Pre Order) kepada tender winner. Untuk create PO, QS dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:1. Klik tab “Tender Confirmation”2. Klik button “Create PO”3. Dalam PO details, QS harus memilih vendor winner, PIC Name, PIC Phone Number, Arrived Date, PPN, dan Description5. Setelah itu, Klik button “Create New PO”Notes:– Create PO hanya dapat dilakukan 1 kali saja6. Apabila QS ingin mendownload PO yang sudah dibuat, QS dapat click button “Download”7. Apabila QS ingin mengedit PO yang sudah dibuat, QS dapat click button “Edit” FaQ 1. Apakah data BQ dapat di import dari BQ Tender yang sebelum-sebelumnya ?Answer :Data BQ dapat di import dari BQ Tender sebelumnya dengan cara klik button “Import BQ from Tender” lalu pilih tender yang data BQ nya ingin digunakan dan klik button “Copy BQ Group”.Sistem akan otomatis import data BQ (BQ Item, Volume, Spesification, Price/unit) dari tender yang di pilih .2. Bagaimana cara menambahkan BQ baru diluar dari BQ Standard ? Answer :Klik button “+Add New BQ”, isi nama BQ dan isi data BQ Item details nya, lalu klik button “Add New BQ Parent”