User Manual : Ciputra Planner | Workspace Owner

Langkah-langkah Login Ciputra Planner

1. Buka URL https://v5.planner.dev.ciputra.one/authentication/login 
2. Login menggunakan email dan password yang terdaftar pada Ciputra Planner

Langkah-Langkah Ubah Role Pengguna

1. Setelah login akan tampil halaman seperti ini:
2. Selanjutnya, ubah role pengguna menjadi Workspace Owner melalui dropdown role yang berada di atas.
3. Jika pergantian role sukses, akan tampil halaman seperti ini, dan role pengguna akan menjadi Workspace Owner:

Menggunakan My Workspace

Halaman My Workspace dapat diakses melalui sidebar yang berada di sebelah kiri dengan memilih menu My Workspace.

Pada tampilan my workspace, ada beberapa fitur yang digunakan seperti:

Menambah Workspace

1. Apabila Workspace Owner ingin menambah Workspace sendiri, Workspace Owner dapat klik “Add”

Mengatur Workspace Settings

1. Klik roda gigi pada salah satu workspace untuk mengakses menu workspace settings. Anda akan memiliki akses ke menu berikut:
   • Mengatur Impact Categories
   • Mengatur Impact Tags
   • Mengatur Members
   • Mengatur Ticket
   • Mengatur Aplikasi
   • Mengatur Epic

Mengedit Workspace

1. Apabila Workspace Owner ingin mengedit workspace yang ada, Workspace Owner dapat klik “Edit” 

Menghapus workspace

1. Apabila Workspace Owner ingin menghapus workspace, Workspace Owner dapat klik “Delete”

Note: Workspace Owner hanya Dapat menghapus Workspace apabila workspace tidak memiliki EPIC

Copy Ticketing Link

1. Apabila Workspace Owner ingin meng copy ticketing link, Workspace Owner dapat klik icon “Copy”

Membuka Workspace Detail

1. Workspace Owner dapat membuka workspace detail dengan cara klik nama workspacenya

Menggunakan Fitur Pengaturan Impact Categories

Settings impact categories merupakan fitur yang digunakan untuk mengatur kategori yang akan digunakan untuk menampung impact tags di dalam suatu workspace. Pilih Impact Categories untuk menggunakan fitur ini.

Berikut ini merupakan beberapa hal yang dapat dilalukan pada pengaturan Impact Categories:

Membuat Impact Category

1. Tekan tombol add untuk melakukan pembuatan impact category.
2. Masukkan nama impact category pada input field.
3.  Atur setting untuk impact category. Notes: Allow multiple tag selection diaktifkan untuk memungkinkan pemilihan impact tag lebih dari satu. Mandatory for EPIC diaktifkan jika ada impact tag yang wajib untuk EPIC. Mandatory for Task diaktifkan jika ada impact tag yang wajib untuk task.
4. Tekan tombil create untuk meyimpan impact category yang ingin dibuat.

Edit Impact Category

1. Tekan tombol edit untuk mengubah nama impact category.
2. Isi nama yang diinginkan pada input field. Dan ubah pengaturan impact category.
3. Tekan tombol save untuk menyimpan perubahan yang dilakukan.

Disable & Enable Impact Category

Disable dan enable dilakukan untuk menonaktifkan atau mengaktifkan suatu impact category. Berikut ini adalah langkah penggunaannya.

1. Tekan tombol disable (silang) untuk menonaktifkan suatu impact tag. Jika disable berhasil, tombol silang akan berubah menjadi centang.
2. Tekan tombol enable (centang) untuk mengaktifkan suatu impact tag. Jika enable berhasil, tombol centang akan berubah menjadi silang.

Menggunakan Fitur Pengaturan Impact Tags

Settings impact categories merupakan fitur yang digunakan untuk mengatur impact tags workspace. Pilih Impact Tags untuk menggunakan fitur ini.

Berikut ini merupakan beberapa hal yang dapat dilalukan pada pengaturan Impact Tags:

Membuat Impact Tag

1. Pilih kategori dari impact tag yang ingin dibuat.
2. Tekan tombol add untuk melakukan pembuatan impact tag.
3. Masukkan data berupa nama impact, impact weight, dan warna tag.
4. Tekan tombol create untuk meyimpan impact tag yang ingin dibuat.

Edit Impact Tag

1. Tekan tombol edit untuk mengubah nama impact tag.
2. Ubah data terkait impact tag pada input field yang berkaitan.
   
3. Tekan tombol save untuk menyimpan perubahan yang dilakukan.

Disable & Enable Impact Tag

Disable dan enable dilakukan untuk menonaktifkan atau mengaktifkan suatu impact tag. Berikut ini adalah langkah penggunaannya.

1. Tekan tombol disable (silang) untuk menonaktifkan suatu impact tag. Jika disable berhasil, tombol silang akan berubah menjadi centang.
2. Tekan tombol enable (centang) untuk mengaktifkan suatu impact tag. Jika enable berhasil, tombol centang akan berubah menjadi silang.

Menggunakan Fitur Pengaturan Impact Tags

Settings Members merupakan fitur yang digunakan untuk mengatur member dari suatu workspace. Pilih Members untuk menggunakan fitur ini.

Di dalam fitur Members, ada beberapa tab yang memiliki kegunaan yang berbeda-beda. Berikut ini penjelasan dari masing-masing tab tersebut:

Tab Members

Tab members digunakan untuk mengatur member yang sudah tergabung di dalam sebuah workspace. Pada tab ini, pengguna dapat mengatur role dari member serta me-remove member dari workspace yang bersangkutan. Berikut ini merupakan langkah penggunaan dari fitur-fitur tersebut:

Ubah Role Member

1. Pertama, pilih tab Members terlebih dahulu.
2. Atur role member yang diinginkan. Role akan tersimpan secara otomatis.

Remove Member

1. Pertama, pilih tab Members terlebih dahulu.
2. Tekan tombol remove member.
3. Tekan tombol confirm untuk menyimpan.

Tab Invites

Tab invites digunakan untuk mengundang dan mengatur undangan member. Pada tab ini, pengguna dapat mengundang pengguna lain ke dalam suatu workspace dan membatalkan undangan tersebut. Berikut ini adalah langkah penggunaan dari fitur-fitur tersebut:

Invite Member to Workspace

1. Pertama, pilih tab Invites terlebih dahulu.
2. Tekan tombol add.
3. Isi email dari pengguna yang ingin diundang.
4. Tekan tombol send untuk mengirim undangan ke pengguna yang bersangkutan.

Cancel Workspace Invite

1. Pertama, pilih tab Invites terlebih dahulu
2. Untuk membatalkan undangan pengguna, tekan tombol cancel invite.
3. Tekan tombol confirm untuk menkonfirmasi pembatalan undangan pengguna.

Tab Join Request

Tab join request ini digunakan untuk mengatur permintaan masuk workspace. Pada tab ini, pengguna dapat menerima atau menolak permintaan masuk yang diajukan oleh pengguna lain.

Accept Join Workspace Request

1. Pertama buka tab Join Request terlebih dahulu.
2. Tekan tombol accept (centang) untuk menerima permintaan masuk workspace.
3. Tekan tombol confirm untuk menkonfirmasi penerimaan permintaan masuk workspace.

Reject Join Workspace Request

1. Pertama buka tab Join Request terlebih dahulu.
2. Tekan tombol reject (silang) untuk menolak permintaan masuk workspace.
3. Tekan tombol confirm untuk menkonfirmasi penolakan permintaan masuk workspace.

Menggunakan Fitur Pengaturan Applications

Settings Applications merupakan fitur yang digunakan untuk mengatur aplikasi dari suatu workspace yang akan digunakan pada fitur ticketing. Pilih Applications untuk menggunakan fitur ini.

Di dalam fitur Applications, ada beberapa hal yang dapat dilakukan:

Menambahkan Aplikasi

1. Pertama, tekan tombol add.
2. Isi nama aplikasi yang ingin ditambahkan.
3. Tekan tombol save untuk menyimpan.

Edit Aplikasi

1. Tekan tombol edit.
2. Isi nama aplikasi yang diinginkan.
3. Tekan tombol save untuk menyimpan perubahan.

Disable Aplikasi

1. Untuk melakukan disable aplikasi, tekan tombol disable (silang).
2. Tekan tombol confirm untuk mengkonfirmasi disable aplikasi.

Enable Aplikasi

1. Untuk melakukan enable aplikasi, tekan tombol enable (centang).
2. Tekan tombol confirm untuk mengkonfirmasi enable aplikasi.

Menggunakan Epics

Halaman Epics dapat diakses melalui sidebar yang berada di sebelah kiri dengan memilih menu Epics

Pada tampilan Epics, ada beberapa fitur yang digunakan seperti:

Menambah Epic

1. Apabila Workspace Owner ingin menambah Epic sendiri, Workspace Owner dapat klik “Add”

Melihat Epics berdasasrkan status

1. Workspace Owner memiliki akses ke tab status-status Epics yang membagi Epic berdasarkan statusnya. Berikut adalah list status Epic

• • Work in progress
  • Need Finalize
  • Not Started
  • Postponed
  • Finalized
  • All Epics

Melihat detail Epic

1. Apabila Workspace Owner ingin melihat detail Epic, Workspace Owner dapat klik icon dropdown
2. Workspace Owner juga memiliki opsi untuk membuka detail epic yang lebih rinci dengan cara klik nama epicnya

Mengedit Epic

1. Apabila Workspace Owner ingin mengedit epic, Workspace Owner dapat klik “Edit”

Menghapus Epic

1. Apabila Workspace Owner ingin menghapus Epic, Workspace Owner dapat klik icon “Delete”

Note: Workspace Owner hanya Dapat menghapus Epic yang berstatus “Not Started” dan tidak memiliki task di dalam epicnya

Menggunakan Workload

Halaman Workload dapat diakses melalui sidebar yang berada di sebelah kiri dengan memilih menu Workload

Pada tampilan Workload, Workspace Owner dapat melihat workload dari setiap workspace member yang di dalam workspace Anda

Melihat detail Workload

1. Apabila Workspace Owner ingin melihat detail workload, Workspace Owner dapat klik salah satu dari workload
2. Akan muncul popup seperti berikut

Menggunakan Timeline

Halaman Timeline dapat diakses melalui sidebar yang berada di sebelah kiri dengan memilih menu Timeline

Pada tampilan Timeline, Workspace Owner dapat melihat Timeline dari setiap task, epic di dalam setiap workspace yang diikuti.

Menggunakan Fitur Join Workspace

Halaman Join Workspace dapat diakses melalui sidebar yang berada di sebelah kiri dengan memilih menu Join Workspace.

Pada tampilan Join Workspace, ada beberapa tab yang penjelasannya adalah sebagai berikut:

Tab All Requests

Tab ini digunakan untuk melihat semua permintaan masuk workspace baik yang masih pending, accepted, atau rejected.

Tab Accepted Requests

Tab ini digunakan untuk melihat seluruh permintaan masuk workspace yang diterima.

Tab Rejected Requests

Tab ini digunakan untuk melihat seluruh permintaan masuk workspace yang ditolak.

Tab Pending Requests

Tab ini digunakan untuk melihat seluruh permintaan masuk workspace yang masih menunggu keputusan workspace owner atau support.

Membuat Permintaan Masuk Workspace

1. Tekan tombol add.
2. Pilih workspace yang diinginkan dan tekan tombol send untuk mengirim permintaan masuk workspace.

Menggunakan Fitur Workspace Invite

Halaman Workspace Invite dapat diakses melalui sidebar yang berada di sebelah kiri dengan memilih menu Workspace Invite.

Pada tampilan Workspace Invite, ada beberapa tab yang penjelasannya adalah sebagai berikut:

Tab Inbox

Tab ini digunakan untuk melihat semua undangan workspace yang baru diterima. Di tab ini, pengguna dapat menerima atau menolak undangan tersebut.

Tab Accepted

Tab ini digunakan untuk melihat semua undangan workspace yang pernah diterima.

Tab Rejected

Tab ini digunakan untuk melihat semua undangan workspace yang pernah ditolak.

Menggunakan Fitur Forgot Password

1. Tekan tombol more pada bagian kanan atas. Lalu pilih change password.
2. Isi password lama dan password baru. Lalu tekan tombol save.