User Manual : E-tenant | Estate Head

Etenant v.1

Released Date : 6 Oktober 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

 

  • Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
    1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
    2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

    • Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

    • Lalu pilih menu “Etenant”

Anda akan dibawa ke Dashboard Etenant. Disini Anda memiliki akses ke Location Dashboard, PKS Dashboard, Schedule Dashboard, dan Invoice Dashboard seperti gambar berikut

Dari Dashboard, Estate Head memiliki beberapa opsi menu yaitu :

  • Master Data
  • Cooperation Agreement
  • Schedule
  • Transaction
  • Report

1. Pada Dashboard, Estate Head memiliki akses ke Location Dashboard

2. Estate Head dapat melihat lokasi To Be Rent dan yang sudah Rented Out

3. Apabila Estate Head ingin membuka detail lokasi, Estate Head dapat klik “Detail” 

4. Detail lokasi akan terbuka seperti halaman berikut:

1. Estate Head juga memiliki akses ke PKS Dashboard

2. Estate Head dapat melihat PKS To Approve, Ongoing dan Completed

3. Apabila Estate Head ingin membuka detail PKS, Estate Head dapat klik “Detail”

4. Detail PKS akan terbuka seperti halaman berikut:

1. Estate Head juga memiliki akses ke Schedule Dashboard

2. Estate Head dapat melihat Schedule To Approve dan To Create Invoice

3. Apabila Estate Head ingin membuka detail Schedule, Estate Head dapat klik “Detail”

4. Detail Schedule akan terbuka seperti halaman berikut:

4.1 Apabila Estate Head ingin approve schedule, Estate Head dapat klik “Approve Schedule”

1. Estate Head juga memiliki akses ke Invoice Dashboard

2. Estate Head bisa menentukan tahun dan quarter dari invoice-invoice yang muncul

3. Estate Head dapat melihat Invoice In Estate, In Tax, In Finance dan In Tenant

4. Apabila Estate Head ingin membuka detail invoice, Estate Head dapat klik “Detail”

4. Detail Schedule akan terbuka seperti halaman berikut:

 

5. Estate Head dapat mengirim invoice dengan cara klik “Send Invoice”

6. Apabila Estate Head ingin print invoice, Estate Head dapat klik “Print”

1. Pilih menu Master Data kemudian klik Master Config.

2. Halaman Master Config akan terbuka seperti gambar berikut

Disini Anda bisa mengatur:

  • PROFIT SHARING REMINDER TO TENANT (EVERY MONTH AT)
  • DAYS DEADLINE FOR TENANT TO PAY (FROM THE DAYS INVOICE CREATED)
  • FINE VALUE (RP.X/1000 FROM INVOICE VALUE)
  • DAYS BEFORE TENANT IS FINED (FROM THE DEADLINE DAYS)
  • DAYS BEFORE TENANT GETS SP1 (FROM THE DAYS TENANT FINED)
  • DAYS BEFORE TENANT GETS SP2 (FROM THE DAYS TENANT FINED)
  • DAYS BEFORE TENANT GETS SP3 (FROM THE DAYS TENANT FINED)
  • DAYS BEFORE TENANT GETS SP FINAL (FROM THE DAYS TENANT FINED)

3. Apabila Estate Head ingin menyimpan perubahan, Estate Head dapat klik “Update Config”

1. Pilih menu Master Data kemudian klik Master Location.

2. Halaman Master Location akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Estate Head ingin menambahkan lokasi baru, Estate Head dapat klik “Create New Location”

3.1 Isi form add new location

Estate Officer harus memilih:

  • CLUSTER (wajib)
  • BLOK (wajib)
  • UNIT (wajib)
  • EMS ID
  • STATUS (wajib)

3.2 Untuk menyimpan penambahan lokasi, Estate Head dapat klik “Add New Location”

4. Apabila Estate Head ingin mengedit lokasi, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu lokasi pada list

4.1 Kemudian edit data lokasi

4.2 Untuk menyimpan perubahan, Estate Head dapat klik “Update Location”

5. Apabila Estate Head ingin menghapus lokasi, Estate Head dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Master Data kemudian klik Master Customer.

2. Halaman Master Customer akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Estate Head ingin menambahkan customer baru, Estate Head dapat klik “Create New Customer”

3.1 Isi form add new customer

Estate Head harus mengisi:

  • NPWP (wajib)
  • NAME (wajib)
  • ADDRESS (wajib)
  • COUNTRY (wajib)
  • PROVINCE (wajib)
  • CITY (wajib)
  • POSTAL CODE (wajib)

3.2 Apabila Estate Head ingin mencantumkan dokumen, Estate Head dapat membuka tab File List, kemudian klik “Add New File”

3.3 Untuk menyimpan penambahan customer, Estate Head dapat klik “Add New Customer”

4. Apabila Estate Head ingin mengedit data customer, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu customer pada list

4.1 Kemudian edit data customer

4.2 Untuk menyimpan perubahan, Estate Head dapat klik “Update Customer”

5. Apabila Estate Head ingin menghapus customer, Estate Head dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Master Data kemudian klik Master Tenant.

2. Halaman Master Tenant akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Estate Head ingin menambahkan tenant baru, Estate Head dapat klik “Create New Tenant”

3.1 Isi form add new tenant

Estate Head harus mengisi:

  • NAME (wajib)
  • CUSTOMER (wajib)
  • INDUSTRY TYPE (wajib)
  • BUSINESS TYPE (wajib)

3.2 Apabila Estate Head ingin menambahkan PIC, Estate Head dapat membuka tab PIC List, kemudian klik “Add New PIC”

3.3 Untuk menyimpan penambahan tenant, Estate Officer dapat klik “Add New Tenant”

4. Apabila Estate Head ingin mengedit data tenant, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu tenant pada list

4.1 Kemudian edit data tenant

4.2 Untuk menyimpan perubahan, Estate Head dapat klik “Update Tenant”

5. Apabila Estate Head ingin menghapus tenant, Estate Head dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Master Data kemudian klik Master PIC.

2. Halaman Master PIC akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Estate Head ingin menambahkan PIC baru, Estate Head dapat klik “Create New PIC”

3.1 Isi form add new PIC

Estate Head harus mengisi:

  • NAME (wajib)
  • POSITION (wajib)
  • EMAIL (wajib)
  • PHONE 
  • MOBILE (wajib)
  • TENANT (wajib)

3.2 Untuk menyimpan penambahan PIC, Estate Head dapat klik “Add New PIC”

4. Apabila Estate Head ingin mengedit data PIC, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu PIC pada list

4.1 Kemudian edit data PIC

4.2 Untuk menyimpan perubahan, Estate Head dapat klik “Update PIC”

5. Apabila Estate Head ingin menghapus PIC, Estate Head dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Master Data kemudian klik Master Note.

2. Halaman Master Note akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Estate Head ingin menambahkan Note baru, Estate Head dapat klik “Create New Note”

3.1 Isi form add new Note

Estate Head harus mengisi:

  • DESCRIPTION(wajib)
  • DEFAULT(wajib)

3.2 Untuk menyimpan penambahan Note, Estate Head dapat klik “Add New Note “

4. Apabila Estate Head ingin mengedit Note, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu Note pada list

4.1 Kemudian edit data Note

4.2 Untuk menyimpan perubahan, Estate Head dapat klik “Update Note”

5. Apabila Estate Head ingin menghapus Note, Estate Head dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Cooperation Agreement

2. Halaman Cooperation Agreement akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Estate Head ingin melihat detail PKS, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu PKS pada list

3.1 Detail PKS akan terbuka seperti gambar berikut:

4. Apabila Estate Head ingin melihat token PKS, Estate Head dapat klik “Token”

4.1 DESTY Token akan muncul seperti gambar berikut:

1. Pilih menu Schedule

2. Halaman Schedule akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Estate Head ingin menambahkan Schedule baru, Estate Head dapat klik “Create New Schedule”

3.1 Isi form add new schedule

Estate Head harus mengisi:

  • PKS(wajib)
  • SCHEDULE TYPE (wajib)

3.2 Untuk menyimpan penambahan schedule, Estate Head dapat klik “Add New Schedule”

4. Apabila Estate Head ingin mengedit Schedule, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu Schedule pada list

4.1 Kemudian edit data PIC

4.2 Untuk menyimpan perubahan, Estate Head dapat klik “Update PIC”

5. Apabila Estate Head ingin menghapus Schedule, Estate Head dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Transaction kemudian klik Transaction Invoice

2. Halaman Transaction Invoice akan terbuka seperti gambar berikut

3. Estate Head dapat menentukan quarter dan tahun dari transaksi invoice yang ditampilkan

4. Apabila Estate Head ingin update status batch, Estate Head dapat klik “Update Status Batch”

4.1 Setelah itu form update status akan terbuka seperti gambar berikut

4.2 Estate Head harus menentukan type transaksi invoice-invoice

4.3 Kemudian centang invoice yang ingin di update

4.4 Untuk melaksanakan update batch, Estate Head dapat klik “Update Status”

5. Apabila Estate Head ingin menambahkan Invoice baru, Estate Head dapat klik “Create New Invoice”

5.1 Isi form add new invoice

 5.2 Apabila Estate Head ingin menambahkan file, Estate Head dapat membuka tab File List, kemudian klik “Add New File”

5.3 Untuk menyimpan penambahan invoice, Estate Head dapat klik “Add New Invoice”

6. Apabila Estate Head ingin membuka detail Invoice, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu invoice pada list

6.1 Detail invoice akan terbuka seperti gambar berikut:

6.2 Estate Head dapat melihat history list di tab History list

6.3 Estate Head juga bisa melihat status history di tab Status History List

7. Apabila Estate Head ingin print Invoice, Estate Head dapat klik “Print”

7.1 Kemudian Preview akan terbuka dan Estate Head dapat klik “Print Invoice” untuk print invoice

7.2 Apabila Estate Head ingin mengubah informasi print, Estate Head dapat buka tab Print Info

7.3 Untuk melihat history print invoice, Estate Head dapat buka tab Print History List

8. Apabila Estate Head ingin menghapus Invoice, Estate Head dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Transaction kemudian klik Transaction Service

2. Halaman Transaction Service akan terbuka seperti gambar berikut

3. Estate Head dapat menentukan quarter dan tahun dari transaksi yang ditampilkan

4. Apabila Estate Head ingin import data servis dari EMS, Estate Head dapat klik button “Import From EMS”

4.1 Pilih PKS dan Tanggal

4.2 Klik “Import Service From EMS” untuk mengimport data

5. Apabila Estate Head ingin menambahkan Service baru, Estate Head dapat klik “Create New Service”

5.1 Estate Head harus melengkapi data-data berikut

5.2  Untuk menyimpan penambahan servis, Estate Head dapat klik “Add New Service”

6. Apabila Estate Head ingin upload servis, Estate Head dapat klik “Upload Service”

6.1 Apabila Estate Head ingin download template servis, Estate Head dapat klik “Download Template”

6.2 Berikut contoh template service file

6.3 Estate Head dapat upload file servis dengan cara klik area berikut

6.4 Untuk menyelesaikan upload file servis, Estate Head dapat klik “Upload Service File”

7. Apabila Estate Head ingin update servis, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu servis pada list

7.1 Edit data yang ingin diubah

7.2. Untuk menyimpan perubahan, Estate Head dapat klik “Update Service”

8. Apabila Estate Head ingin menghapus servis, Estate Head dapat klik button “Remove”

1. Pilih menu Transaction kemudian klik Transaction Penalty

2. Halaman Transaction Penalty akan terbuka seperti gambar berikut

3. Apabila Estate Head ingin membuka detail Penalty, Estate Head dapat klik “Detail” pada salah satu Penalty pada list

3.1 Apabila Estate Head ingin remove SP, Estate Head dapat klik “Remove SP”

3.2 Apabila Estate Head ingin melakukan amnesti semua penalti, Estate Head dapat klik “Amnesty All”

1. Pilih menu Report

2. Halaman Report akan terbuka seperti gambar berikut

3. Pada bagian Financial Report, apabila Estate Head ingin export financial report, Estate Head harus menentukan Start Date, End Date, dan Report Type

3.1 Kemudian klik “Export Financial Report”

3.2 Berikut contoh Financial Report yang sudah di export

4 Pada Bagian Tenant Report, apabila Estate Head ingin export tenant report, Estate Head dapat klik “Export”

4.1 Berikut contoh Tenant Report yang sudah di export

5. Estate Head dapat melihat receivables card di dalam file details dengan cara klik “Receivables”

5.1 Setelah File Details terbuka, Estate Head dapat melihat receivables card untuk service dan rent

5.2 Apabila Estate Head ingin print receivables card, Estate Head dapat klik “Print Receivables” pada bagian paling bawah

6. Pada bagian Invoice Report, apabila Estate Head ingin export invoice report, Estate Head harus menentukan start date dan end date

6.1 Kemudian klik “Export”

6.2 Berikut contoh Invoice Report yang sudah di export